社内ポータルサイトの作り方　後編

運用設計で良質なコンテンツを発信し続ける「仕組み」づくり

社内コミュニケーションを最適化できる「社内ポータルサイトの作り方（プロジェクト体制・推進方法）」を、前・中・後編にわけ解説しています。
前編から中編にかけて、プロジェクト成功につながる、体制づくりからプロモーションに至るまでの具体的な導入ステップ紹介しました。後編は「協創プロジェクト」における「運用設計」をテーマに、システム運営に関する実践方法についてお伝えします。
社内ポータルサイトの作り方前編：成功に導く「協創プロジェクト」とは　＞
社内ポータルサイトの作り方中編：「協創プロジェクト」に最適な導入ステップとは　＞

運用体制をつくる

ポータルサイトの構築は、継続的に運用できる体制があるかが肝になります。ポータルサイトを構築をする際には必ず「事務局」もしくは「コミュニケーション委員会」を立ち上げます。これはポータルサイトに関わらず全社の情報とコミュニケーションの管制塔となるチームとして、経営企画、人事、広報、ITなどから部門横断のメンバーで構成します。そうです、ポータルデザインプロジェクトのメンバーがほぼこの顔ぶれに該当するので、主要なメンバーは一緒に作った想いとともに事務局メンバーに着任してもらうよう調整し促します。

前述の運用設計の方針は事務局メンバーが企画して、社内の公式運用ポリシーとして定めます。

事務局の立ち位置は管制塔、企画チームとして振る舞い、実際の書き手はそれぞれのポートレット、コンテンツに応じた担当者＝ライターが担当します。こうやってポータルの内容がきちんと運用に乗るための全体体制を描きます。

コミュニケーションツールの使い分け方針を決める

情報管理・共有をおこなう階層によって、適切なツールは異なります。
また、情報は「ストック」と「フロー」の2種類があり、それぞれ集約する場所として適したツールは異なります。「ストック情報」とは「情報を資産として蓄積して活用していくもの」で、「フロー情報」はその場限りの「瞬間的に活用されるもの」です。
情報の種類に加え、コミュニケーションの階層によっても適切なツールは異なります。

ほとんどの企業がMicrosoft 365かGoogle Workspaceのどちらかを使っている状況があり、それに加えてInsuiteXなどのポータル製品を選ぶとなると、必ず用途と機能のバッティングが起きます。たいていの場合、Microsoft 365を入れる際に運用ポリシーまで整備するケースはないのですが、私たちはポータル導入時に社内全体のツールの用途と機能の使い分けの大方針を作ります。

従って、全社の重要方針はグループポータルに掲載され、チャットやメールで飛んでくることはない、というツールの使い分けが全社に浸透させたいポイントです。
大雑把すぎるかのようですが、この粗さのポリシーも定まっていない会社が大多数であり、全社向けの大方針としてはこのぐらいの粒度がちょうど良いです。

ポータル毎に掲載するコンテンツを住み分ける

次に、会社のマネジメントに関わる情報をポータルに掲載するとして、どのポータルにどのタイプの情報を載せるのか、ポータル間の住み分けを考えます。
さらにはポータル内容の重複がないように、コンテンツごとの住み分けも整理しておきます。

以下では、情報共有の範囲に合わせたポータルの種類を紹介しています。
画面イメージも掲載しているので、ぜひご覧ください。

情報共有の範囲に合わせた5種類のポータル

運用設計とはここまで詳しく設計し、全社の情報とコミュニケーションポリシーとして継続的な運用を回す土台を作っていくことです。関係する部門も多く、調整も多岐におよび、時間がかかります。だからこそ、プロジェクト立ち上げの段階での経営キーマンや関係してくる部門のキーマンの巻き込みが重要であり、後から漢方薬のようにじわじわ効いてくるのです。

プロジェクト立ち上げの段階での経営キーマンや関係してくる部門のキーマンの巻き込みについてはこちらで紹介しています。

「社内ポータルサイト」構築プロジェクト成功のカギは、フォーメーションにあり

社内コミュニケーションを最適化できる「社内ポータルサイトの作り方」を、3回に分けて解説してきましたが、いかがだったでしょうか？社内ポータルサイトの構築や、見直しを考えている方にとって参考になれば嬉しいです。

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