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Webでもない、動画もない、あなたのそんな業務マニュアルはもう古い! 場の気づきが仕事を変える!マニュアル活用サイクルの回しかた

作っても活用されないマニュアル

「マニュアルを作成して、いつも最新の状態にアップデートすること」を上司に指示されたものの、最新の状態を維持できずに困ったことはありませんか?

四苦八苦しながらどうにかマニュアルを完成させても、ほとんど活用されないまま時が過ぎ形骸化。これではいけないと思ってアップデートするものの、やっぱり活用されずに形骸化してしまった。こんなことの繰り返しになってしまうことが、結構あると思います。

業務マニュアルの負の連鎖サイクル

また、利用する人が、現場の声やアイデアが反映されないマニュアルにうんざり、といった心境に陥っている場合もあるのではないでしょうか。

マニュアルなのにわかりにくい

本来、マニュアルは活用されて初めて効果を発揮するものです。しかし、実際のマニュアルは説明の大部分がテキストになっていてわかりづらい場合が多く、結果的に活用されなくなりがちです。特に「動き」を説明するマニュアルを、テキストや表だけで表現しようとすると、わかりにくい内容となってしまいます。

マニュアルの本来の目的は?

わかりやすくて活用されるマニュアルを作るには、時間やコストをかけて運用する仕組みが不可欠になります。

では、なぜ企業はコストをかけてまで業務をマニュアル化するのでしょうか?そう、マニュアルを作成することには、思っている以上に、深い目的や、大きなメリットがあるのです。

マニュアルを作成する目的・メリット

  • 業務の「目的」も共有することで、業務の本質を伝える
  • 「マニュアル」を作成し、改善することで「業務改善を行う」意識を高める
  • 業務を標準化し、組織に所属するだれもが業務を行えるようになる
  • 現場のアイデアをどんどん反映した結果、ノウハウが集約されたマニュアルになる
など、とらえ方や定義の仕方は企業によってさまざまですが、マニュアルを作成するメリットはたくさんあります。

「INSUITE」を使ったマニュアルのメリット

「INSUITE®」のコンテンツ機能を使ったマニュアル作成には、以下のようなメリットがあります。

業務の目的を忘れず記載

コンテンツ機能の「マニュアルテンプレート」には、効果的なマニュアルの内容があらかじめ用意されています。「マニュアルテンプレート」を使えば、業務のプロセスばかり事細かに書いてしまい、その結果、大事な「目的」を書き忘れてしまった!ということを防いでくれます。

動画を使って説明

例えばツールの操作といった、テキストで表現しづらい「動き」のある業務プロセスは、「動画」を使って伝えましょう。細かなやり方を、そのまま動画で確認できるため、テキストだと理解に差がでてしまうような内容も、きちんと伝わります。

マニュアルに現場のアイデアを反映

マニュアルを利用していると、「ここは別のやり方の方がいいのに!」と感じることはありませんか?この気づきは、業務改善につながる大事な気づきです。「INSUITE」のコンテンツ機能であれば、気づきをマニュアル上にコメントできるので、作成者と利用者が共同で業務を改善できます。

「INSUITE」を使ったマニュアルのメリット

「INSUITE」を使って実現できるマニュアル活用サイクル

「INSUITE」のコンテンツ機能を活用すれば、マニュアル活用サイクルを実現することができます。活用されるマニュアルで業務改革を実現してみませんか?

INSUITEを使って実現できるマニュアル活用サイクル