INSUITE活用コラム
ホーム > INSUITE活用コラム > ムダな会議を撲滅!OARR(オール)でゴールに漕ぎ出そう!

ムダな会議を撲滅!OARR(オール)でゴールに漕ぎ出そう! スケジュール機能×フレームワークで成果の出る会議に

長く社会人をしていると「この会議は必要なのか?」と思うことや、「また無駄な会議やってるな」と思うことがあるかもしれません。

この会議は必要?

一見無駄に見える会議からも一定の成果は得られているかもしれません。しかし、本来的には明確に成果を得られる会議である必要があります。
では、成果を得られる会議にするために、なにをすればいいのでしょうか。
それは「準備」です。

「準備? じゃあ、なにを準備すればいいの?」と思われるかもしれませんが、そこはご安心ください。成果を得られる会議を実現するためのビジネスフレームワーク、「OARR(オール)」を使います。

ビジネスフレームワーク「OARR(オール)」とは

会議やミーティングを開催するにあたって、事前に明確にしておくべき4項目があると定義し、その頭文字をとって、OARR(オール)と呼ばれています

OARR(オール)
Outcome(アウトカム):『成果』目標、ゴール
Agenda(アジェンダ):『進行』スケジュール、進行内容
Role(ロール):『役割』ファシリテータの役割、参加者の役割
Rule(ルール):『規則』参加ルール、進行上のルール

上記4つの視点を明確にしておけば、参加者ひとりひとりがどう考えるべきか、なにを発言すべきかを理解し、会議の進行がスムーズになります。

その結果、会議自体も有意義なものになるでしょう。

「INSUITE」を使ったOARR(オール)の具体的な実践例

では、具体的にどのようにOARRを活用すれば良いのでしょうか。
ここでは、グループウェア「INSUITE®」のスケジュール機能を例にして、具体的な準備の仕方を考えてみます。

・Outcome(成果)
「INSUITE」では、スケジュールの目的(テーマ)を、あらかじめ登録しておくことができます。
「共有会」「ブレスト」「振り返り(PDCA)」「対策会議」など、会議に目的(テーマ)を設定することで、スケジュール一覧画面上で、会議の意図が把握しやすくなります。
また、「カスタム配色」機能で目的(テーマ)別の配色を設定することで、さらに見やすくすることも可能です。

・Agenda(進め方)
「INSUITE」のスケジュールには自由記入可能なメモ欄がありますので、進行内容を記載する、あるいはアジェンダ資料へのリンクを貼って、参加者が議論へスムーズに参加できるようにすると良いでしょう。
また、「INSUITE」とビジネスチャット「知話輪®」を連携させることで、チャット上で会議情報をやりとりしたり、レポートの登録を簡単に行えるようになります。
(開発予定)ミーティングレポートの機能について詳しく見る
ビジネスチャット「知話輪(Chiwawa)」が働き方を改革

・Role(役割)
「INSUITE」のスケジュール機能には、入力項目を追加できる機能があります。
例えば、「ファシリテーター」や「議事録担当者」などの入力項目を用意しておき、担当者を事前に決めておくようにすれば、会議の準備をしやすくなり、自らのタスクに専念できるほか、会議の成果への貢献の仕方も意識しやすくなります。

・Rule(規則・約束)
会議の目的(テーマ)に応じて、「発言を否定しない(ブレストなど)」や「必ず提案の形で発言する(対策会議など)」といったルールを事前に決めておくと、その会議における“やるべきこと”と“やるべきではないこと”が明確になり、求める成果が得られやすくなります。 

「INSUITE」でOARR(オール)を活用してみた画像

※画像をクリックすると拡大表示できます

オールで大海原へ漕ぎ出そう

OARRはよく、ボートを漕ぐためのオールに例えられます。

オールで大海原へ漕ぎ出そう

会議を一艘のボートと見立て、ゴール(島)へ到るまでのツールとして「INSUITE」とOARR(オール)を活用してみてはいかがでしょうか。

「INSUITE」のグループウェア機能について詳しく見る
(参考事例)サーラ様:グループウェア「INSUITE」の導入事例を見る