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メール誤送信対策にはライブラリ機能が効く! ライブラリ機能を使ってメールのセキュリティを強化しよう

最近は働き方改革や業務効率の向上を目的に、ビジネスチャットなど、メール以外のコミュニケーションツールに注目が集まっています。しかし、社外の人とのやりとりについては、メールはまだまだ便利で強力なツールであり続けるでしょう。
そんな便利なメールには、誤送信や社外秘の情報を送ってしまうなど、人的ミスによる失敗がつきものです。しかし、こうしたメールの失敗は、グループウェアの機能を活用することで、被害を防いだり、最小限にしたりすることができます。

そこで今回は、メールのセキュリティ強化に効果的な、グループウェアの活用法をご紹介します。

だれもが経験するメールにまつわるヒヤリハット。1歩間違えれば重大な問題に。

「書きかけのメールを送信してしまった」「送ったつもりのメールが送信できていなかった」など、メール送信にまつわるヒヤリハットは、だれにでもある経験ではないでしょうか。

背筋をヒヤッとさせるメールにまつわる失敗ですが、「失敗」という言葉で片づけることができない大きな問題となるものもあります。「社外秘の情報を外部に送ってしまった」「業務情報が含まれたメールを関係のない第三者に送ってしまった」といった、メール誤送信です。ビジネスで必須のメールは便利なツールですが、少しのミスが重大な問題を引き起こすおそれのあることを、心にとめて使うことが必要です。

メール誤送信

一般的な、社外へのメール誤送信を防ぐためのルール

企業では社外へのメール誤送信を防ぐため、以下のような社外メールに関するルールを決めているところが多いようです。

  • メールにファイルを添付して送信する場合は、添付ファイルにパスワードを設定し、パスワードは別のメールで送信する。
  • メールの送信作業は、必ず複数名で確認してから行う。
  • 手入力などで送信先を設定せず、アドレス帳に登録されているメールアドレスを使う。

なかには、誤送信防止のための専用システムを導入している企業もあるのではないでしょうか。

ライブラリ機能をメール誤送信対策に活用

社外へのメール送信に厳しいルールを設けている企業も、同じルールを社内メールにまで適用するのは効率的ではありません。しかし、社内へ送信するつもりのメールを社外に送ってしまうリスクも考えておく必要があります。加えて、社内に送ったメールが転送され、社外に送られてしまうこともあるかもしれません。 そこで活用したいのが、グループウェアのライブラリ機能です。 社内でデータや資料を共有する際には、ファイルをメールに添付するのではなく、ライブラリに保存してそのURLをメールで共有するというルールを決めます。社内の情報共有では、この簡単なルールさえ守っておけば、社内に送るつもりのメールを社外に誤送信してしまっても、最もクリティカルな社外への情報漏洩を防ぐことができます。

ライブラリ機能は社内の情報管理にも効果的

また、社内であっても、特定顧客の案件情報など、部署やユーザーを限定して情報を共有したい場合にも、ライブラリ機能は有効です。最初にライブラリの該当フォルダに権限設定を行っておけば、社内の意図しないユーザーにメールでURLを送信してしまっても、権限制御が有効に働き、情報が誤って共有されるのを未然に防ぎます

ライブラリ機能をメール誤送信対策に活用

だれでも起こしうるメール誤送信。ライブラリを活用した仕組みで被害を最小限に抑えましょう

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(参考事例)サーラグループ様:グループウェア「INSUITE」の導入事例を見る