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グループウェアでイクルス(ECRS)を実践

「働き方改革」を行うには業務の効率化が欠かせません。
しかし、わかっていても、「なにから始めればよいのかわからない」と考えている方に、グループウェアを使った業務改善フレームワーク「ECRS(イクルス)」の実践方法をご紹介します。

ECRSの4原則とは

ECRS(イクルス)とは、以下の4つの考え方からなる業務改善フレームワークです。

Eliminate(排除): 無くせないか
Combine(結合): まとめられないか
Rearrange(交換): 順序を変えて効率化できないか
Simplify(簡素化): もっと単純にできないか

この4つの考え方の頭文字をとって ECRSと呼ばれており、 E → C → R → S の順に検討し、業務改善を行います。

ECRS(イクルス)

例えば、会議体*の見直しにおいては

E(排除):この会議は、今後は開催せず、メール共有のみとする 
C(結合):この会議とこの会議は、同時に開催した方が話がしやすい 
R(交換):この会議の前に、この会議をやった方が、流れがスムーズになる
S(簡素化):この会議は、担当者のみが集まれば良いだろう

など、これまでの会議内容を振り返りつつ、開催の仕方を改めていきます。

繰り返しになりますが、 ECRSの順に検討するのが効果的です
ECRSの順序を変えてしまうと、交換したものを結合したり(交換する必要がなかった)、結合したものから排除したり(結合する必要がなかった)、検討すること自体が無駄になる可能性がある為、 基本的には、 ECRSの順に最適化を行うのがポイントです。

*会議体:定例会やマイルストーンに応じて適宜開催される複数回の会議とします。

グループウェアを活用した具体的なECRS実践例

ECRSの考えかたに関しては、だいたいご理解いただけたと思います。
では、「会議体」の見直しについてもう少し具体的に、グループウェアを活用したECRS実践例を考えてみましょう。

グループウェアを活用した具体的なECRS実践例

Eliminate(排除)
新着スケジュールをポータル画面で確認し 「自分が参加すべき会議なのか。その会議は本当に必要なのか」を
適宜検討
する。

Combine(結合)
会議スケジュールを登録する前にスケジューラーを確認し、 「他の会議と一緒にすることができないか」検討する。

Rearrange(交換)
スケジューラーで前後の会議の開催状況を確認し、他の会議の担当者に相談して、 会議の開催時間を入れ替えてもらう。

Simplify(簡素化)
議事録は、ドキュメントファイルを作成してメール添付で共有するのではなく、 会議中に使ったホワイトボードの記録を写真に撮影、スケジュールにレポートとして記録し、共有する。

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ビジネスフレームワークは手法や思考法に過ぎず、継続的な運用と振り返りによって、はじめて期待する効果を発揮します。

グループウェア「INSUITE」には、運用面での補助となるさまざまな機能が用意されており、ECRSを使った業務改善にも、きっとお役に立てると考えております。

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