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グループウェアを活用したタスク管理実践編。 タスク管理を工夫して、仕事の生産性を劇的に向上させよう。

目の前のタスクに追われて、付加価値を生み出せない

「目の前の業務に追われ、付加価値の創出に目を向けられていない」と、とある社員Nさんがこぼします。

やるべき業務が増え続け、消化すべき膨大なタスクが目の前に積まれた状況で、自発的に問題解決の時間を確保するのは、なかなか難しいことです。

 

環境づくりとルールづくり

このままではいけないと考えたNさんは、着手できていない「重要だが緊急ではない仕事」のひとつとして「他部署との連携も加味した、オペレーションセンター業務の効率化」をピックアップしました。それを「オペレーション上のタスク洗い出し(20分)」「オペレーションセンター内の課題洗い出し(20分)」「営業企画部Bさんへのヒアリング項目作成(15分)」といった形で、可能な限り数十分単位の達成可能なタスクに分割し、それをタスクリストに列挙しました。

タスクリストは、Nさんが頻繁に表示する個人ポータルサイトの目につきやすい場所に配置し、1日最低1タスク消化を心掛けました。

 

重要だが緊急ではない仕事をタスクリストに。

1ヶ月ほど経過したころ、Nさんは「重要だが緊急ではない仕事」が着実に 進捗しており、また、 通常のタスクもこれまで通りに達成できていることに気がつきます。

この調子でタスクの消化を継続すれば、1年以上も未着手状態だった業務が、3ヵ月程度で達成できそうな勢いでした。
思いの外うまくいっている理由として、Nさんはこう振り返ります。

  • タスクを分解して思考をクリアにしたことで、一つ一つの業務に集中できている。
  • 個人的に少し多めのタスク設定をすることで、「パーキンソンの法則*」を回避できている。
  • 打消し線で可視化された完了タスクによって、継続的な達成感と進捗感を得られている。

*パーキンソンの法則とは、仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する、というもの。例えば、与えられた工数(納期)に対して、余剰となった日数分も(他のリソースに充てずに)すべて使い切ってしまい、その結果、非効率な時間を発生させてしまうことなど。

2ヶ月後、Nさんは無事「重要だが緊急ではない仕事」を完了させ、業務効率を大幅に改善して、付加価値を生み出すことに成功しました。

<INSUITEのポータル機能とタスクリストを用いて、+αを意識できる環境づくり>

  • 目につきやすい場所に、忘れがちだが大切なタスクを配置。
  • 達成可能なタスクに分割することで、着手しやすく、継続可能にする。

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