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グループウェアでベテランと若手の情報格差をなくそう ポータルを使った社内情報発信の工夫

「あの製品情報が欲しいのに、どこにあるのかわからない!」

若手の営業メンバーのこんな一言をきっかけに、D社では社内に向けた製品情報の発信方法を見直すことになりました。

D社では製品のリリース予定などを製品開発チームが管理し、社内外へと発信します。
製品開発チームは膨大な製品情報を管理しているので、目的ごとにフォルダを作り、情報はすべて保存するようにしています。
しかし、こうして保存された膨大な情報は、情報を管理する側やベテランの営業メンバーならすぐに欲しい情報にアクセスできるけど、若手の営業だと、どこを探したら良いかもわからずなかなかアクセスできない、という状況を生んでいました。その結果、営業部門のベテランと若手の間に、製品に関する情報格差が発生してしまっていました。

欲しい情報が見つからなくて困っている若手営業メンバーのイラスト

 

社内で情報を探すとき、こんな風に感じることはありませんか?

  • どこを探したら良いか見当がつかない。
  • 保存した情報が膨大すぎて、必要な情報を探しだすのに時間がかかる。
  • フォルダの分類が細かすぎて、あっちのフォルダこっちのフォルダと、情報の海をさまようことに。

このような状況を解決するため、若手の営業メンバーでも簡単に製品情報を確認できる、社内の製品情報ポータルを作ることになりました。

情報の受け手に都合の良い情報レベルとは?

ここで重要なのは、情報を受け取ってほしい人の意見を取り入れることです。そこで、さっそく、若手の営業メンバーからヒアリングをしたところ、このような意見がでてきました。

  • リリーススケジュールはイメージしやすいようにカレンダー表示で見たい。
  • 詳しい内容を記載するのではなく、「どの製品」が「なにを」「いつ」リリースするか一目でわかるようにしてほしい。
  • フォルダ名の並ぶリンク集を見ても、どういった情報が入っているのかわからない。直感的にわかりやすいフォルダ名にしてほしい。

若手の営業メンバーを中心に得たヒアリング内容と、情報を出す側のメンテナンス性も加味して、ポータルの作り方を工夫します。例えば、Webデータベース「ひびき®Sm@rtDB」のバインダ(DB)をポータルに表示すると、メンテナンス性も良く、情報の受け手だけではなく、出し手にとってもメリットがあります。

 

若手営業メンバーにとってちょうど良い情報量を盛り込んだ製品情報ポータルが完成

ヒアリング結果やメンテナンス性も加味したポータルが完成(以下の図参照)しました。
若手の営業メンバーが、必要な情報に簡単にアクセスできることに加え、情報の出し手が見てほしいと思う内容も掲載するようにしています。特に見てほしい情報は、写真入りのバナーを使って目立たせます。

欲しい情報が簡単に見つかる製品情報ポータルの画面イメージ

※画像をクリックすると拡大表示できます

ワンポイント

「INSUITE」のポータルを使った社内情報発信で、ベテランと若手の情報格差をなくす工夫

  • ここだけを見れば、最低限必要な情報を取れるという場所を作成。
  • 不慣れな人にも使いやすいよう、リンクは「なにができるか」をメインにまとめる
ベテランと若手が同じ情報を持っているイラスト

目的別にポータルの活用例を集めた、「INSUITE」のポータル活用例集を見る
(参考事例)三菱UFJモルガン・スタンレー証券株式会社様:「INSUITE」のポータル導入事例を見る