株式会社エディオン様【3】

3 運用とテクニック

必ず見る、見せる

エディオン内では、「通達は必ず見なくてはならないルールです。業務に直結する内容なので見なくては仕事にならないし、本人が困る。とはいえ、情報が膨大になれば見落としが発生するリスクも高くなります。表示数をどれだけ減らせるかに苦労してきました。」(鈴木氏)

工夫の一つとして、掲示期間の短縮がある。通達は個別に掲示期間を設定でき、先の日付での登録も行える。発信者は公開(掲載開始)時期を気にするが、終了時期はあまり気にせず初期設定のままにする傾向があった。この傾向を利用して、システム上の設定値を1週間に短縮した。長期間掲示し続けることを防ぎ、全体量を圧縮できた。

また、見せる工夫として、一覧表示上で重要な通達の色を変えている(注2)という。「発信する際、所属長(店長・副店長)にチェックを入れると、受信者側では黄色に表示されるようになっています。これは、所属長にしか送っていない情報なので、『あなたが見なかったら、他の人は見ませんよ。必ず見てください!』という警告の意味を込めています。」(鈴木氏)所属長が所管する店舗スタッフ人数が多く、かつ時間に追われる業態ゆえのきめ細かな設定といえる。

注目度のコントロール

通達は基本的に新着順に表示される。時間が経過した通達は押し下げられ、掲載期間内であっても画面内に表示されなくなることがある。

「運用の工夫として、既発信の通達(の掲示期間)を更新して再度最上部に掲示させて注目を促すことがあります。例えば、催事に関する通達を開催決定時に一度発信し、開催直前にアラートとして再掲示するなどがこれにあたります。」(長谷川氏)

" 役割に応じたID付与"が可能にする隙間時間の最大活用

「店舗スタッフには、『朝の仕事開始時と、2 時間おきに必ずINSUITE® にログインして通達をチェックするように』指導しています」(山本氏)。本部からは日に何度も最新の情報が発信され、スタッフは接客の合間に、店内の数カ所に設置された共有PCにさっとログインして情報を取得する。

エディオンでは、店舗でも1スタッフ1アカウントを持っており、契約社員やパートナー社員など契約形態が異なっても、役割によって情報を受け取る必要がある人には全てアカウントが発行されている。それによって、空き時間に『絞り込まれた担当商品等の情報だけを一目で確認する』ことを可能にし、PC に向かう時間を最小限に抑えることができているという。

基幹システム切り替えという大イベントを側面から支援

エディオンではここ数年間で基幹システムの更改を行った。1,000を超える全国の店舗ももちろんその対象である。店舗単位に切り替えを行うため、移行時の手順などについて指示・説明のため通達を発信した。突発・集中的なアクセスでポータル運用メンバーは本当に大変だったが、メールなどのように埋もれることなく、受信者に確実に届くことを確信できるツールの意義を改めて感じたという。