グループウェア移行は業務を見直す最大のチャンス！ タダのグループウェア移行を検討してしまっていませんか？

※現在はクラウドのみでの提供となります。（2019/1/15）

グループウェア「INSUITE®」は、クラウドでもオンプレミスでもご利用いただける製品です。これまで、オンプレミスでご利用いただいている方も、クラウドに移行することで、そのメリットを享受していただけます。
今回の活用コラムでは、「INSUITE」をクラウドで利用するメリット、オンプレミスで利用するメリットとともに、グループウェア移行を業務改善につなげる秘訣についてお伝えします。

グループウェアをオンプレミスからクラウドへ移行するメリット

グループウェアをクラウドに移行するメリットはいくつかありますが、最も大きなものは、自社でハードの管理・メンテナンスを行う必要がないという点でしょう。また、時間がたてば必ず必要となるハードウェアの更改も不要となります。こういったメンテナンスのために確保していた人的リソースが不要になることは、大きなメリットです。一方で、ソフトウェアのバージョンアップ作業など、オンプレミスの環境で必要だった作業のすべてが不要になるわけではありません。

運用メンテナンスがすべてお任せのクラウドサービスを活用

ソフトウェアのバージョンアップも含め、すべての運用を任せられるクラウドサービスも存在しています。たとえば、グループウェア「INSUITE」であれば、ドリーム・アーツが提供しているDreamArts クラウドサービス（DCS）を利用を利用することで、24時間365日の障害監視対応やセキュリティ対策、「INSUITE」のバージョンアップなど保守運用をすべて任せることができます。「INSUITE」を熟知しているプロダクトメーカーが対応するため、いつでも安心して最新バージョンの「INSUITE」をご利用いただけます。また、オンプレミスでは利用できない動画共有機能など、全ての機能をフルにご利用いただくことができるのもメリットの１つです。
「INSUITE」の新しい動画共有機能について詳しく知る

オンプレミスの良いところ

オンプレミスでグループウェアを運用すると、コスト的にはクラウドに劣りますが、すべて自社環境となるため、自由にカスタマイズできるというメリットもあります。そのようなメリットが重要と考えておられる方のために、「INSUITE」はオンプレミスの環境でもご利用いただけます。

グループウェア移行は業務見直しの大チャンス

ここまでは、グループウェアを運用する「環境」についてお伝えしましたが、ここからは「グループウェア移行」について考えたいと思います。グループウェアの移行を検討する場合、旧グループウェアには備わっていた機能が、新しく検討しているグループウェアにない。逆に、今までなかった機能が、新しいグループウェアにはある、といったケースが考えられます。このようなケースで、旧グループウェアと同じ機能、使い方に固執するのは非常にもったいないことです。

グループウェア移行は、大きく業務を改善する千載一遇のチャンスです。古いシステムで行っていた業務の進め方をそのまま踏襲するのではなく、新しいシステムに合わせて変えることで、これまで気づくことのできなかった業務プロセスの無駄に気づき改善のきっかけになります。

たとえば、社内外の連絡で使われているメールはどうでしょう。社内の連絡に限定した場合、メールを使うことが最適なのでしょうか。メールは社外への連絡に限定し、社内は掲示板やビジネスチャットに替えることもできるのではないでしょうか。メールを使う場面を限定することで、大切なお客さまとのやりとりや業務が、大量の社内メールに埋もれてしまうのを防ぐことができます。

社内コミュニケーションは毎日必ず行われることであり、少しの改善が積み重なって大きな効果をもたらします。

豊富なグループウェア移行ノウハウを生かした支援

グループウェア移行が業務改善のチャンスだとわかっても、「そもそもなにをしたらよいのかわからない」「業務プロセスを変えるとなると、社内の関係者を説得するのが大変」と、次の一歩を踏みだせなくなっていませんか？　ドリーム・アーツは、さまざまなグループウェアから「INSUITE」への移行をご支援してきた実績があります。移行と同時に業務改善に取り組んだ事例やノウハウも豊富です。

グループウェア移行を検討されているみなさん、ドリーム・アーツと一緒に+αのある移行を実践してみませんか？

グループウェアの移行について詳しく知る
（参考事例）小田急電鉄株式会社様：「INSUITE」へのグループウェア移行事例を見る