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情報の整理に追われるあまり、上司と部下、顧客との対話というアナログなコミュニケーションの時間が失われたり、ビジネスを活発にするはずの情報やITに飲み込まれているような状態では、本末転倒ではないだろうか。
そこで今回は、ビジネスマンがこの“大海原”を乗り切るための「ビジネス・コックピット」ともいうべき製品を紹介する。単なるグループウェアと思うなかれ。日本最大規模8万ユーザ超での導入実績を始め、多くの日本のリーディングカンパニーが選んでいる「INSUITE®（インスイート）」だ。
本物のグループウェアを知る彼らは、価値ある情報は「共有するもの」ではなく、「システムが教えてくれるもの」だと確信している。今回、“彼ら”がどのような日々を送っているのか、そのビジネスシーンの一端を見ていこう。
とある企業の朝。某チームのリーダーであるA氏の、オフィスでの“1日”が変わって1年ほどになるだろうか。
…それまでは、毎朝、業務の確認と諸連絡に始まり、会議資料のチェックや提出、プロジェクトの進捗状況、部下の日報の確認など、業務の多くを、「メール」で行っていた。そんな“雑務”に追われた毎日だった。
今ならその時間をもっと有意義に使えるのに、と思えるようになったのも、1年前にINSUITEが導入されてから。
――さて。今日も1日が始まる。A氏の1日にとって、INSUITEがどのような存在なのかを見てみよう。
「INSUITEのポータルは、業務に必要な情報が集約された、自分用のコックピットのようだ」とA氏は言う。
なぜなら、INSUITEのポータルにアクセスすれば、 今やるべきこと、把握しておくべき状況、誰かに指示や相談すべき課題が瞬時に確認できるからだ。
朝、ポータルにアクセスすると、1日のスケジュールをもとに、「プレゼンのリハーサルのため会議室を抑えておこう」「明日の商談に向けてB部長達と事前に打合せておこう」など、その日の組立を考える。必要な調整はすぐにポータル上で行うのがポイントだ。これまでは、会議の招集ひとつで随分てこずったものだったが…。
それらが終わると、チームのメンバーからの申請を手早く承認し、打合せや商談のレポートにざっと目を通す。以前は状況の把握に苦労していたが、活動レポートを習慣化した今は、我ながらずいぶん状況が見えるようになり、問題解決のスピードも格段に上がった。
「私自身は、特に仕事の進め方を変えたわけではないんですがね…。」
では、大きく変わったのは一体何か？それは、 チームのメンバーや上司と会話するきっかけや時間が、明らかに増えたことだ。 ポータルを介して周りの状況が見えるから、それが起点となり、自然と対話が増えたのだ。また、求めている情報や状況が探さなくても自然に目に入る仕組みが提供されたことは大きい。
「以前よりも、 “雑務”に関わる時間を短縮し、 “時間”を創造的な方向にむけて使えるようになった」と語るA氏であった。
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突然、部下から1本の緊急連絡が入った。入荷トラブルが発生し、海外の工場から予定していた品数が倉庫に入ってこないというのだ。速やかに状況を周知し、影響範囲を把握して対応しなければならない！
従来はメールや電話、連絡掲示板でしか情報を伝える術がなく、それらが関係者に行き届いたのか分からない上、大切なお客様への対応に遅れが生じていたが…。
A氏はすかさず関係する全国の営業部署やマネージャー達に対して、緊急通達を発信。顧客へのいち早い状況説明を促すよう周知した。受け取った営業部署全員のPCや外出先からの携帯電話の画面上に強制表示（ポップアップなど）される。 “自分に関係ある ”連絡のみがピックアップ されているため、見落としがない。
「限られた品数を、今すぐ必要とする顧客に優先的に納品し、影響を最小化しなければ…。」
A氏は緊急通達にアンケートを付与することで、関係者から「影響範囲を受ける納品予定・顧客」情報を リアルタイムに掻き集めて集計した。
既読管理も行い、閲覧・返信のない関係者には再通知を行うという徹底ぶりだ。
こうして迅速な周知と、現場の協力による速やかなお客様への対応により問題は最小範囲でおさまった。
さて、A氏のこの一連の動作、実はすべてINSUITEを活用して行われている。「お客様への対応に移れる時間が早くなった。これが一番大きい」と、効果を実感している。
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これまでメールや電話など、 手間をかけて行ってきたスケジュール調整は、実は驚くほどの時間 がかかっていた。その理由は、部門単位で別々のスケジューラを導入したため、その間の調整は人がするしかなかったのだ。
更にA氏は、部下からこんな悩みを聞いたことがある。「会議のスケジュール調整をする時に、ほかの部署の部長クラスの人に参加依頼をするのがどうもニガテで…。メールの依頼でも尻込みしまう」という話だった。どうやら、 心理的な負担というのも、目に見えない業務負荷 として存在していたようだ。
ところがそんな部下も、今では何の苦もなくスケジュール調整をこなしている。実はそれも、コミュニケーションのルールを定着させてくれたINSUITEのおかげ。今では全社の統一スケジュールとして、相手が部長・面識のない他部署のメンバーでも、余計な神経と時間を使うことなく予定調整ができるようになった。そのおかげで意見交換や社内調整が行いやすくなったという。
A氏は今までの会議に問題を感じていた。無駄な配布資料の山。主旨や状況確認から始まり、本題になかなか入れないことや、参加者も事前準備をしていないため、散漫なアイデア止まりで終わってしまうこともしばしば。明らかに非効率な時間が多かった。
今、A氏が主催する会議が始まる。会議資料は事前に関連資料とともに、登録スケジュールと連動した文書管理機能上で共有してある。期待通り、 事前に会議資料に目を通してくれていたようで、いきなり本題に入れる。時間いっぱい、濃度の高い討議に集中できそうだ。
プロジェクタで画面を共有しながら、決定事項や各自の宿題を、スケジュールと連携したレポートに直接書きながら進めていく。
終わればそれが議事録としてポータルで共有される。上司や会議に参加できなかったメンバーはそれを見て状況を把握できることだろう。
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プレゼン資料を作成しているA氏。
資料には、現場や営業、マーケティングの部門などが持つ情報がふんだんに盛り込まれている。A氏は各部署に丹念にヒアリングしたのだろうか？
…それはさすがに時間が足りない。
実は、A氏はこのプレゼンに限らず、 日頃から業務に関連しそうな情報に、INSUITEで“網”を張っている。 その網は「統合クリッピング」と呼ばれ、活動報告や成果物など、組織内の新鮮な情報がポータルに表示されるしくみだ。
更にA氏は言う。「例えば、プロジェクトメンバーとして動く場合に、 リアルタイムでほかのメンバーからのファイルが更新されたかどうか把握できるので、情報共有のスピードが格段に上がった。 そのほか、ルーチンワークに関わる部分でも、月次報告事項などいちいち連絡・確認作業をすることなく把握できるようになったよ」と。
とはいえ、企画書も大詰めとなり、ネタ集めに頭を抱えるA氏…。ここで煮詰まるのは今までの話。INSUITEを使い、社内に眠っている情報資産をすばやく探しに行けるのが、今のA氏だ。
確か以前、別部署の同期、C課長が同じような提案を行い、面白い企画書を作っていたはず…と、INSUITEの「統合検索」機能を活用。 ファイルの中身まで検索ができるので、該当しそうなキーワードで検索するとすぐに発見。 A氏の企画書の悩みも解決した。
このように、優れた情報資産を徹底活用できるのが、INSUITE。A氏が作っているこの企画書も、やがてはほかの社員が参考にすることだろう。
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今回は紹介しきれなかったが、A氏は出張の際にもINSUITEを活用している。出先から必要な情報を確認したり、チームの状況を見たり…もはや、ここまで読んでいただいた方なら、その効果を容易に想像していただけることだろう。まさに、システムが情報を“運んでくれる”ことによるワークスタイル変革がここにはある。――今、あなたのグループウェアでは、何ができるだろうか？
あなたの会社のワークスタイルとコミュニケーションすら変える、このINSUITEについて、更に詳しく知りたい方は、下記の資料をダウンロードしてほしい。また、実際の事例についても是非、ご一読いただきたい。
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